SaaS voor publieke inkoop

Vereenvoudig en digitaliseer uw aanbestedingsproces

SmartTender helpt overheidsorganisaties bij het centraal beheren van interne en externe aanbestedingen; van voorbereiding tot gunning.

Benieuwd naar de mogelijkheden?

Vraag gratis demo aan

Bekijk oplossingen

AVG-proof · EU gehost · ISO 27001

Uitdaging

inkoop door overheidsorganisaties is complex, versnipperd en duur

Vier op de vijf inkoopteams werken met losse tools, e-mailthreads en Excel-bestanden. Daardoor treden risico’s op, zijn de doorlooptijden te lang en lekt budget weg.

Hoe het nu gaat

Inkoopadviseurs verliezen gemiddeld 12 uur per inkooptraject aan Excel, mail en losse documenten die in mappen verdwijnen.
Zonder centraal audit-spoor lopen organisaties tegen onrechtmatige uitgaven, klachten en rechtszaken aan.
Termijnen voor publicatie, vragenrondes en gunning worden gemist door verspreide planningen.

De oplossing — SmartTender

Eén centrale werkomgeving

PvE, planning en communicatie in één traject, geen zoeken meer in mappen en mailboxen.

Automatisch audit-spoor

Elke keuze vastgelegd met tijdstip en gebruiker, rechtmatigheid aantoonbaar bij klacht of bezwaar.

Ingebouwde planning met signalering

Alle termijnen in één tijdlijn, met automatische herinneringen zodat deadlines niet worden gemist.

Uitvoering

Doorloop het aanbestedingstraject in Vier fases

Elke fase is een eigen werkomgeving binnen SmartTender. Klik door de stappen om te zien wat de gebruiker per fase te zien krijgt.

Fase 1 · Voorbereiden

PvE, planning en kennishouders in één centrale werkomgeving

Stel programma van eisen op, plan deadlines en koppel de juiste experts (kennishouders) per eis. SmartTender bewaart elk concept inclusief versiegeschiedenis.

Eigen of AI-gegenereerd Programma van Eisen als startpunt
Eisen en wensen per categorie, met kennishouder per eis
Versiegeschiedenis van elk concept automatisch bewaard

Onderwerp

Verantwoordelijke

Functionele eisen

Jacco Visser

Informatiebeveiliging

Linda Bos

Planning en deadlines

Daan Peters

1 / 4

Functionaliteiten

Alles wat uw inkoopteam nodig heeft

Beheer interne en externe trajecten, takenlijsten, sjablonen, vragenrondes en gunning vanuit één dashboard.

Functies

Processtappen

Koppelingen

Continu

Uitbreidingen

AI Assistent — schrijf 5x sneller

Vraag- en motiveringssuggesties op basis van uw eigen organisatiekennis. Geen herhalend typewerk meer.

PvE-suggesties
Vragen beantwoorden
Gunningsmotivering

End-to-end workflow

Voorbereiden, publiceren, beoordelen, gunnen en afronden — in één centrale werkruimte met audit-trail.

4 processtappen
Per stap een eigen werkruimte
Volledig logboek

Nooit meer een deadline missen

Realtime statusbalken, slimme reminders en automatische escalaties per traject.

E-mail & in-app meldingen
Persoonlijke takenlijst
Wekelijks overzicht

Alle functionaliteiten per onderdeel

Voorbereiden | 8 functies

1. Aanmaken traject- 2. Procedurekeuze-ondersteuning 3. Programma van Eisen 4. AI-ondersteunde eisen 5. Gedeelde PvE-bibliotheek samenwerking 6. Marktverkenning vastleggen 7. Vier-ogen-controle 8. Planning & termijnbewaking

Mist u een functie?

Iedere klantvraag landt op onze roadmap. Vraag een demo aan en bespreek uw wensen.

Bekijk integraties Vraag demo aan

Integraties

Koppel SmartTender aan uw bestaande systemen

SmartTender werkt naast uw DMS, zaaksysteem en identity provider. Geen verwijderen en vervangen nodig.

Verwijderen en vervangen

U houdt uw bestaande systeem. SmartTender vult daarop aan

Gebouwd op Mendix

ISO 27001 gecertificeerde hosting.

Eén dossier, PvE tot gunning

Alles was u vastlegt komt automatisch in het aanbestedingsdossier terecht

DMS-koppeling

Beschikbaar

Documenten synchroniseren met uw documentmanagementsysteem.

Zaaksysteem

Beschikbaar

Djuma, OpenZaak, Decos, Liber — één bron van waarheid voor zaken.

TenderNed

Beschikbaar

Publiceer direct vanuit SmartTender naar TenderNed.

Single sign-on

Beschikbaar

SAML 2.0 / OIDC via uw bestaande identity provider.

Microsoft 365

Beschikbaar

SharePoint en Outlook integratie voor agenda's en documenten.

API & webhooks

Beschikbaar

REST API en webhooks voor maatwerk-integraties.

AI Assistent

Vraag- en motiveringssuggesties

De ingebouwde AI helpt u sneller PvE's schrijven, vragen beantwoorden en gunningsmotiveringen opstellen.

Module · Beschikbaar

Prijsmodel

Een licentievorm die past bij uw organisatie

Begin met Smart Start en schaal op naar Smart Value of Enterprise.

Instap

Smart Start

COMPLEET VOOR ONDERHANDS

€ 895,-

Per maand - excl. BTW (Let op! 2 trajecten)

Onbeperkt gebruikers
Enkelvoudig & meervoudig onderhandse procedures
PvE-modules
Gestructureerde inschrijvingen & beoordeling
Volledige audit-trail & dossierexport
Standaardsjablonen en voortgangsdashboard
E-mailondersteuning. Reactie binnen 2 werkdagen

Vraag demo aan

MEEST GEKOZEN

Smart Value

ALLES UIT INSTAP, PLUS

v.a. € 1.550,-

Per maand - excl. BTW

Europese & nationale procedures, inclusief publicatie
Koppeling met Tenderned, Zaaksysteem & M365
Beoordelingscommissie met individueel scores
Vier ogen controle en compliance-checks
Single Sign-on (SAML 2.0 / OIDC)
Geavanceerde rapportages over alle trajecten
SLA & vast aanspreekpunt, reactie binnen 4 werkuren

Vraag demo aan

Smart Enterprise / Maatwerk

Voor samenwerkingsverbanden en controle inkooporganisaties

Op aanvraag

Per maand · excl. btw

Meerdere organisaties in één omgeving, strikt gescheiden
Gedeelde PvE-bibliotheek over alle organisaties
Cross-organisatie rapportage voor het inkoopberaad
Penvoerder & deelnemers op gezamenlijke trajecten
Federatieve rechten & Whitelabel per organisatie
Custom integraties, API
Broncode-escrow, implementatiebegeleiding, 24/7 SLA

Vraag demo aan

Vergelijk alle features

Welke functionaliteit zit in welk plan?

Functionaliteit	Smart Start	Smart Value	Smart Enterprise / Maatwerk
omvang
Aantal gebruikers	Onbeperkt	Onbeperkt	Onbeperkt
Aantal trajecten	2	Onbeperkt	Onbeperkt
Aantal organisaties	1	1	2 of meer
procedures
Enkelvoudig & meervoudig onderhands
Europese procedures
Proces
PvE-, vraag- & gunningsmodule
AI-assistent (eisen & motiveringen)
Audit-trail & dossierexport
Beoordelingscommissie & vier ogen controle
Compliance-checks
Koppelingen & beheer
Single sign-on (SSO)
DMS- & zaaksysteem
Koppeling Tenderned
Gedeelde bibliotheek & cross-organisatie rapportages
Custom integraties / API
ondersteuning
Reactietijd	2 werkdagen	8 werkuur	SLA op maat
Vast aanspreekpunt
Broncode-escrow

Alle prijzen exclusief btw. Implementatie en migratie in overleg.

Demo aanvragen

Plan een vrijblijvende demo

Ontdek in 60 minuten hoe SmartTender past bij uw inkoopproces. Onze adviseurs nemen binnen één werkdag contact op.

60-min live demo
Door een productadviseur.
Geen verkoopdruk
Vrijblijvend en open.
Of bel direct
+31532032356

Wat krijgt u in 60 minuten?

0 minKennismaking
5 minLive tour van het platform
30 minVragen & antwoorden
60 minVervolgafspraak

AVG-proof · EU gehostISO 27001 gecertificeerd hosting99,9% uptime SLA

FAQ

Veelgestelde vragen

De vragen die we het vaakst krijgen van inkoopteams die met SmartTender starten.

Kan ik tussentijds wisselen van plan?

Ja — u kunt op elk moment upgraden. We rekenen naar rato af en bewaren al uw bestaande trajecten en gegevens.

Is SmartTender AVG-proof en ISO-gecertificeerd?

Ja. SmartTender draait volledig in Europa, is ISO 27001 gecertificeerd en wij sluiten standaard een verwerkersovereenkomst af.

Hoe lang duurt de implementatie?

Smart Start is binnen één week operationeel. Smart Value en Enterprise nemen 4-8 weken inclusief inrichten van koppelingen en SSO.

Is er een proefperiode?

We bieden een laagdrempelig instapmodel voor twee trajecten tegen een scherpe prijs.

Kunnen we eigen sjablonen importeren?

Ja. Bestaande PvE- en gunningsdocumenten kun je importeren als basis voor je SmartTender-sjablonen.

Wat gebeurt er met onze data als we stoppen?

Bij beëindiging exporteren we al uw trajecten, dossiers en motiveringen naar een open formaat (CSV + PDF). Daarna wissen we alle data binnen 30 dagen.

Werkt SmartTender ook voor samenwerkingsverbanden?

Ja. Smart Enterprise ondersteunt multi-organisatie inrichting.